22 Schlagwörter (Tags) verwenden

22.1 Was sind Schlagwörter (Tags)?

Schlagwörter sind vergleichbar mit Suchbegriffen, die in Suchmaschinen verwendet werden, um schneller und leichter Informationen zu finden. Gerade wenn Sie mit vielen Dateien arbeiten, können Schlagwörter Ihnen dabei helfen, die gewünschten Dateien und Ordner zu organisieren und schnell aufzufinden.

Achtung: Nutzen Sie nach Möglichkeit Schlagwörter, die bereits existieren, und bearbeiten Sie diese nicht.

Wenn Sie doch einmal ein neues Schlagwort hinzufügen müssen, beachten Sie bitte folgende Hinweise:

Verwenden Sie ein prägnantes Wort, das dem ÖGD bekannt ist.
Geben Sie nicht mehr als zwei Wörter ein, z. B. Team-Agora.
Geben Sie mindestens ein Schlagwort pro Inhalt ein.
Vermeiden Sie Rechtschreibfehler.
Sonderzeichen (!, /, &, # usw.) gehören nicht in ein Schlagwort.

22.2 Schlagwörter (Tags) eingeben

Sie können Schlagwörter aus der Seitenleiste heraus zuweisen. Es gibt zwei Wege, die Seitenleiste zu öffnen.

Ein Weg führt über das Kontextmenü in der Dateiliste. Dieses öffnen Sie mit einem Rechtsklick auf die gewünschte Datei bzw. den gewünschten Ordner. Alternativ können Sie auch das Drei-Punkte-Menü rechts in der zugehörigen Listenzeile verwenden. Wählen Sie im Kontextmenü den Punkt Details öffnen.

Sie können die Seitenleiste auch öffnen, wenn Sie gerade eine Datei geöffnet haben. Der Weg kann je nach Dateityp etwas unterschiedlich aussehen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Teilen (Hamburger-Menü mit Personensymbol) oben rechts, soweit vorhanden.

Teilen (Hamburger-Menü mit Personensymbol)

Wenn Sie diese Schaltfläche nicht sehen, öffnen Sie stattdessen das Drei-Punkte-Menü oben rechts in der Datei-Ansicht und wählen Sie Seitenleiste öffnen.

Die Seitenleiste erscheint am rechten Bildschirmrand. Öffnen Sie nun in der Seitenleiste das Drei-Punkte-Menü oben rechts und wählen Sie Schlagworte.

Geben Sie die gewünschten Schlagwörter ein und bestätigen Sie diese jeweils mit der Eingabetaste. Wenn bereits Schlagwörter vergeben wurden, können Sie aus der Auswahl das gewünschte anklicken oder durch Schreibbeginn vervollständigen lassen.

Die zugewiesenen Schlagwörter können Sie unter dem Dateinamen sehen. Klicken Sie neben dem Schlagwort auf Abwählen (X-Symbol), wenn Sie das Schlagwort wieder entfernen möchten.

Zugewiesene Schlagwörter mit der Schaltfläche “Abwählen” (X-Symbol)

Unter dem Seitenleisten-Reiter Aktivität wird dokumentiert, wann welche Schlagwörter hinzugefügt wurden (siehe Ordner- und Dateiverwaltung).

22.3 Nach Schlagwörtern filtern

Sie können Ihre Ordner und Dateien über die entsprechenden Schlagwörter (Tags) filtern. Klicken Sie dazu auf Schlagworte im Menü auf der linken Seite.

Anstelle der regulären Dateiliste werden Ihnen nun alle Schlagwörter aufgelistet, die bisher zugewiesen wurden. Klicken Sie auf eines der Schlagwörter, um sich die Dateien und Ordner anzeigen zu lassen, die mit dem gewählten Schlagwort markiert wurden.

22.4 Grammatikalischer Hinweis

Die auf der Benutzeroberfläche verwendete Form „Schlagworte“ ist sprachlich nicht korrekt. Damit gemeint sind Begriffe, die zur Kategorisierung von Datensätzen beitragen. Diese heißen im Plural „Schlagwörter“. Daher wurde im Dokumentationstext die korrekte Pluralform verwendet, sofern nicht die jeweilige Schaltfläche gemeint ist.